Acompanhar as informações financeiras do negócio e avaliar a estrutura de custos da empresa são medidas que ajudam a revelar novas estratégias para equilibrar as contas.
Antes de definir como será feito o enxugamento dos custos, é fundamental reunir informações precisas e indicadores que permitam o acompanhamento dos resultados financeiros do negócio. O consultor de empresas e professor do curso “Administração Financeira para Pequenas e Médias Empresas” da ESPM-Sul, Cesar Roth, cita que a falta de domínio no que se refere a essas informações é a principal falha cometida no momento de ajustar o orçamento.
“Encostem-se na contabilidade, procurem algum auxílio de entidades de apoio a pequenas empresas ou mesmo um consultor. Isso vai ajudar a identificar alguns números para que a tomada de decisões possa ter algum embasamento”, recomenda. Outra orientação do especialista é para que o empresário compreenda a estrutura financeira do negócio, destrinchando o faturamento.
No caso de uma empresa do Simples, podemos pegar a totalidade do faturamento (100%) e identificar que 10% desse montante é a carga tributária. “Sobre isso, não se tem domínio. É uma obrigação legal”, afirma Roth.
Se a matéria-prima que essa organização utiliza representa entre 40% e 50% do faturamento, essa é uma conta que deve ser observada com mais atenção. “Como reduzir custo nessa empresa? Sendo um exímio comprador”, argumenta. “Essa empresa não pode ter um repositor de produtos, precisa ter um comprador que saiba buscar preço, qualidade e prazo”, destaca. “A conta é simples: se o negócio fatura R$ 200 mil por mês e tem um gasto com matéria-prima de R$ 100 mil, ao reduzir essas compras em 5%, vai economizar R$ 5 mil por mês, totalizando R$ 60 mil ao ano. Vale a pena investir em um software para isso ou num profissional mais qualificado para executar essa função”.
Segundo Roth, a folha de pagamento (salários e encargos) é outro conjunto de contas que requer atenção e precisa se adequar à receita, não ultrapassando 15% do faturamento. “Se 65% do faturamento for comprometido com imposto, matéria-prima e folha de pagamento, todas as outras despesas fixas não poderão passar de 10% a 15% da receita”, acrescenta, sublinhando que mesmo as pequenas economias ajudam no longo prazo. O consultor sugere que o empresário ajuste o pró-labore, se for o caso, tornando-o compatível com o faturamento do negócio.
Controle constante
“A ideia de reduzir os custos de uma empresa não deve ser uma medida apenas em momentos emergenciais do negócio”, alerta o conselheiro do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e coordenador do Programa de Voluntariado da Classe Contábil (PVCC), o contador Elias Dib Caddah Neto. Ele esclarece que o foco do corte deve ser a preservação do caixa da organização. Nesse processo, os aspectos mais negligenciados pelos empresários são o planejamento e a customização. “Isso porque, antes de pôr em prática qualquer estratégia voltada para a empresa, é necessário conhecer o negócio e as suas necessidades e fragilidades”. As soluções vão depender da realidade interna de cada empresa e do cenário externo.
“A partir disso, podemos mencionar alguns questionamentos: a empresa possui fôlego para manter vários benefícios? Será que está gerenciando bem o seu estoque? Os investimentos realizados condizem com as demandas e com a realidade do negócio? Se fizéssemos essas perguntas a um grupo de empresas, concluiríamos que as respostas seriam diferentes, ou seja, cada uma está dentro de um contexto específico e precisa de um assessoramento alinhado do seu contador”. Entre as ações que podem ser consideradas, ele destaca “a renegociação de dívidas, de parcelamentos e de obrigações, se possível, solicitando descontos”.
Os investimentos voltados para otimização de resultados e redução de custos devem, “de fato, trazer os benefícios e os lucros esperados”, frisa o conselheiro. “Esse pensamento é ainda mais importante no contexto atual da crise gerada pela pandemia da Covid-19, em que cautela é a palavra de ordem”. A recomendação é avaliar a situação em conjunto com um profissional da contabilidade, para que os cenários sejam estudados de acordo com as características e peculiaridades da empresa.
