Contadores, empresas, fornecedores de tecnologia e administrações tributárias têm responsabilidades distintas na adaptação, que exige regras claras, testes e atuação coordenada durante a transição

A reforma tributária já chegou à etapa operacional. Em 31 de julho, a Receita Federal do Brasil (RFB) e o Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços (CGIBS) publicaram um cronograma para inclusão da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) nos documentos fiscais eletrônicos.

Em 2026, os valores de CBS e IBS informados nos documentos fiscais têm caráter informativo e servem para testar a apuração dos novos tributos. A cobrança efetiva da CBS começa em janeiro de 2027, mas o período de testes não dispensa as empresas de preencherem os campos exigidos nas datas previstas no cronograma.

Em levantamento realizado em 4 de agosto deste ano, 88% dos documentos fiscais que entraram na base da Receita Federal já traziam os dados de CBS e IBS. A informação foi citada pelo auditor-fiscal da RFB, Wolney de Oliveira Cruz, no podcast do órgão, o Podfisco. Mesmo assim, para evitar que dificuldades de adaptação bloqueassem a emissão de notas fiscais, a regra técnica que rejeitaria documentos sem essas informações foi suspensa temporariamente.

O estágio de cada empresa, porém, depende de mais do que a publicação de uma norma. A administração tributária define as exigências, os fornecedores atualizam os programas, a empresa revisa dados e processos, o contador interpreta as regras e orienta as decisões.

Tecnologia depende de especificações

Para o presidente da Associação Brasileira de Tecnologia para o Comércio e Serviço (Afrac), Edgard de Castro, considerar um sistema adaptado exige olhar toda a cadeia. Os órgãos tributários precisam publicar a especificação e abrir o ambiente de homologação, usado para testes. Depois, o fornecedor desenvolve e verifica a solução, enquanto o contribuinte configura o programa de acordo com suas operações.

Os campos de IBS e CBS já existem nos leiautes — as estruturas técnicas — dos documentos fiscais, mas isso não significa que todos estejam concluídos ou estáveis. Segundo Castro, o modelo da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) foi revisado 14 vezes desde março de 2025. O leiaute desses documentos para empresas do Simples Nacional ainda não foi publicado, embora a obrigatoriedade esteja prevista para janeiro de 2027.

Também permanecem dúvidas sobre como preencher os campos. Uma delas é se IBS e CBS integrarão a base usada para calcular o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) em 2027. Sem essa resposta, o cálculo das operações permanece incerto. “A reforma não altera apenas o software. Ela altera processos operacionais que precisam ser conduzidos pela própria empresa”, ressalta Castro.

A Afrac defende um intervalo mínimo entre a publicação de cada especificação e sua vigência, além de um canal técnico único para esclarecer divergências encontradas nos testes. Para o empresário, a recomendação é confirmar com o fornecedor qual versão está instalada, o que ela contempla, quais funções exigem configuração e o que ainda depende de definição.

Contador orienta a transição

Na avaliação do conselheiro federal e coordenador do Núcleo da Reforma Tributária do Comitê de Assuntos Tributários e Fiscais do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), Fellipe Guerra, a preparação avança em ritmos diferentes. As bases constitucionais, a regulamentação e parte das orientações contábeis já estão consolidadas ou encaminhadas, enquanto detalhes operacionais de notas técnicas e sistemas continuam em desenvolvimento.

Nesse cenário, cabe ao contador explicar o que já pode ser aplicado e indicar o que aguarda regulamentação ou implementação tecnológica. Guerra destaca que “o papel do contador nessa cobrança é orientar os seus clientes sobre a parte que já está definida” e deixá-los cientes das limitações externas.

O cadastro de produtos costuma ser responsabilidade da empresa, por envolver uma decisão gerencial. O contador pode assumir a configuração tributária dos sistemas e a análise de cenários quando esses serviços estiverem previstos no contrato ou forem contratados separadamente.

A principal recomendação neste momento é registrar orientações e pendências por e-mail, relatórios, atas, mensagens ou ferramentas de gestão.

Adaptação exige responsabilidades coordenadas

O vice-presidente de Desenvolvimento Profissional do Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo (CRCSP), Renato Prone, atribui ao contador a interpretação da legislação, a análise das operações e a orientação sobre créditos, preços, contratos e enquadramentos fiscais. O fornecedor de software responde por leiautes, campos, validações, integrações e funcionamento do sistema. Já a empresa deve cuidar da qualidade das informações, dos cadastros, dos processos internos e das decisões comerciais.

“O contador não desenvolve o ERP, o desenvolvedor não define a estratégia tributária e nenhum dos dois substitui a administração da empresa”, resume Prone. A divisão de tarefas precisa estar clara para que uma falha externa não seja atribuída automaticamente ao profissional da contabilidade.

Mesmo com pontos pendentes, as empresas já podem revisar cadastros de produtos e serviços, a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), contratos, fornecedores, operações que geram créditos, preços, margens e fluxo de caixa. Também devem verificar se o sistema instalado contempla os novos campos e aproveitar o período sem rejeição automática para realizar testes. “A pior estratégia seria esperar que toda a regulamentação estivesse concluída para somente depois iniciar a adaptação”, adverte Prone.

O trabalho continuará durante toda a transição. Até 2032, os modelos antigo e novo coexistirão; em 2033, o novo sistema estará integralmente implementado. Nesse percurso, o empresário deve esperar uma atuação mais consultiva do contador, mas também compreender que respostas tecnológicas e regulatórias dependem dos demais participantes da adaptação.

A RFB foi procurada para esclarecer dúvidas em relação às exigências e prazos, mas não se manifestou até o fechamento da edição.

Quem faz o quê na implantação da reforma tributária

Da aprovação das leis à atualização de sistemas e processos, oito grupos têm responsabilidades distintas para colocar o novo modelo tributário em funcionamento

  • Governo Federal: a implantação é coordenada pelo Ministério da Fazenda, que tem a Receita Federal como órgão responsável por definir procedimentos e preparar sistemas de apuração e fiscalização.
  • Estados, DF e municípios: compete às secretarias da Fazenda e ao Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços (CGIBS) administrar o imposto e distribuir a arrecadação.
  • Tribunal de Contas da União (TCU): homologa as metodologias e calcula as alíquotas de referência do IBS e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS).
  • Congresso Nacional: tem o papel de debater e aprovar tanto as leis quanto os ajustes necessários à reforma.
  • Fornecedores de software: adaptam sistemas e notas fiscais aos novos campos, cálculos, validações e integrações.
  • Sistema bancário: adapta os meios de pagamento ao split payment. Nesse modelo, a parcela dos tributos vai automaticamente para o governo e o restante é repassado ao vendedor.
  • Contadores: interpretam as normas, avaliam impactos e orientam clientes sobre cadastros, processos, créditos, preços e obrigações.
  • Contribuintes: precisam revisar dados, operações e contratos. Além disso, devem atualizar sistemas e tomar as decisões necessárias à adaptação.