Contadores e clientes precisam trabalhar em sintonia para minimizar riscos e agilizar o cumprimento das exigências associadas ao pagamento de tributos, como envio de declarações e escriturações digitais.

“Obrigações acessórias são todas aquelas obrigações tributárias adicionais ao pagamento do tributo devido (obrigação principal)”, descreve o sócio da área de Consultoria Tributária e Outsourcing da Deloitte, Luiz Fernando Rezende. Essas exigências se estendem a todos os contribuintes (pessoas físicas ou jurídicas). A Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física é um exemplo de obrigação acessória.

“O Brasil está entre os países com maior complexidade fiscal no mundo, nenhum outro país tem um nível semelhante de demandas de cumprimento de obrigações acessórias”, assegura Rezende. Segundo dados apurados pelo Banco Mundial em 2020, as empresas brasileiras dedicam, em média, 1,5 mil horas para realizar atividades relacionadas a pagamento de impostos (a maior parte delas são obrigações acessórias).

O estudo “Tax do Amanhã”, feito pela Deloitte, aprofundou ainda mais a análise do Banco Mundial, observando a realidade das empresas de maior porte. Naquelas com faturamento superior a R$ 6 bilhões, o tempo médio gasto pode chegar a quase 37 mil horas por ano. A mesma pesquisa avaliou quais eram as expectativas dos participantes em relação à reforma tributária. Os quatro itens mais citados foram: simplificação de impostos, eliminação de redundância das obrigações acessórias, menor custo de compliance tributário (pessoas, sistemas, processos, etc.) e redução das obrigações acessórias.

“Qualquer falha ligada à obrigação acessória pode acarretar sérios problemas para as empresas”, acrescenta Rezende. As atribuições dos contadores e das empresas precisam estar bem alinhadas para que não haja erro nesse processo. O papel do contador é entregar informações com exatidão e no tempo certo. “O papel da empresa é prover as informações com qualidade e com a antecedência necessária para que o contador possa não só preencher as obrigações acessórias tempestivamente, mas também efetuar análises com intuito de assegurar que estejam consistentes com as atividades desempenhadas pela empresa”.

Responsabilidades delimitadas

Além de fornecer informações precisas, as empresas precisam desenvolver condições para isso, investindo em infraestrutura, tecnologia e fluxos de trabalho eficientes, salienta a consultora e redatora tributária do Centro de Orientação Fiscal (Cenofisco), Terezinha Massambani. “O objetivo da obrigação acessória é fazer com que o próprio contribuinte declare os fatos geradores de tributos que ocorrem nas empresas”, explica.

Por isso, é tão importante que o cumprimento das obrigações acessórias seja rigoroso. “Recomenda-se fazer periodicamente uma checagem dos valores enviados aos fiscos, principalmente em relação à Declaração de Débitos e Créditos Federais (DCTF), pois ela alimenta os sistemas de conta corrente da Receita Federal e qualquer inconsistência poderá impedir a emissão da Certidão Negativa de Débitos (CND), com risco de acarretar a perda de negócios”.

A orientação de Massambani justifica-se pelo fato de a Receita Federal do Brasil realizar uma operação chamada Malha Fiscal da Pessoa Jurídica, que consiste na análise e no cruzamento de dados informados por empresas ou terceiros. Assim, são identificadas inconsistências que, caso não sejam regularizadas, podem gerar “lançamento de ofício, mediante a exigência das diferenças apuradas, com acréscimo de multas”.

Como, em caso de irregularidades culposas ou dolosas, os contadores respondem solidariamente, a relação que se estabelece entre esses profissionais e as empresas deve ser baseada em mútua confiança. Por isso, é importante que as atribuições de cada uma das partes também estejam delimitadas. Esse é o objetivo da Carta de Responsabilidade da Administração, instituída em 2012 pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC), que define quais são as responsabilidades dos contadores e dos administradores. “A Carta de Responsabilidade é utilizada para que o profissional contábil se resguarde, no caso de haver manipulações de documentos por parte dos responsáveis pelas entidades”, esclarece Massambani.