Ferramentas, metodologias e análise de indicadores orientam empresas a otimizar recursos, eliminar desperdícios e impulsionar resultados, fortalecendo a competitividade

Quem está à frente de um negócio sabe que a capacidade de utilizar bem os recursos existentes é determinante para garantir as operações diárias de uma empresa e, principalmente, sustentar sua trajetória de crescimento. Ou seja, é fundamental ser eficiente para que os resultados sejam alcançados.

De acordo com o professor e consultor da Fundação Vanzolini na área de Lean Production, Paulino Graciano Francischini, a eficiência envolve a relação entre o que a empresa está produzindo (produtos ou serviços) e os recursos empregados para isso. “A melhor definição está no que a empresa entende por ‘eficiência’. Isso está descrito no planejamento estratégico”, destaca. “Deve-se atentar para que a definição seja clara e acompanhada por um indicador para medi-la”.

As métricas que podem ser utilizadas são variadas, como aquelas relativas à lucratividade total, custo total e lucro líquido. Pode haver, ainda, medidas parciais, que avaliam a eficiência ou a produtividade da mão de obra, como toneladas produzidas e horas-homem utilizadas.

Para identificar oportunidades de melhoria, Francischini aconselha comparar o desempenho atual com períodos anteriores ou mesmo com dados de concorrentes, buscando um “benchmark” que sirva de referência. A partir daí, é possível desdobrar indicadores globais em métricas mais específicas, analisando aspectos como custos de produção, despesas operacionais e qualidade dos produtos.

Outro ponto fundamental é focar no “gargalo” do processo produtivo, seja na indústria ou nos serviços. Ao eliminar esse entrave, aumenta-se o fluxo produtivo e, consequentemente, a eficiência.

Francischini orienta que, para pequenas e médias empresas (PMEs), o foco inicial pode ser o combate aos desperdícios – defeitos, estoques desnecessários e excessos que não geram valor – e o redesenho do produto para facilitar a manufatura, iniciativas que demandam baixo investimento e trazem ganhos significativos. “Essas melhorias de processo produtivo são atingidas com baixo ou nenhum investimento”, enfatiza.

Melhorias na prática

O sócio e diretor de projetos da Merithu, Stefano Hildebrandt, salienta que, para avaliar a eficiência de uma empresa, é necessário entender de que maneira os resultados estão sendo gerados. “Normalmente são estabelecidos indicadores financeiros, para verificar a saúde do negócio e compará-la com outras empresas do setor; produtivos, com o objetivo de avaliar a melhor relação da utilização dos recursos; assim como outras métricas vinculadas a processos-chave da empresa”.

Comparações quanto às metas, histórico interno e benchmarks externos podem trazer insights relevantes sobre oportunidades de melhorias. Além disso, ouvir o cliente é essencial: pesquisas como o Net Promoter Score (NPS), indicador que avalia a disposição do cliente de recomendar a empresa, ajudam a revelar pontos fracos e sugerir ajustes no uso dos recursos. “O mapeamento de processos críticos é outra ferramenta que possibilita a identificação de problemas, acompanhando o fluxo de trabalho, o tempo despendido em cada atividade e redundâncias existentes”, comenta.

A partir dessas abordagens, as empresas começam a rever suas estruturas e práticas, aprimorando o olhar sobre o próprio negócio. Ou seja, é o caminho para “colocar a casa em ordem” antes de alçar voos mais altos.

Quanto às metodologias que podem ser associadas a esse trabalho, Hildebrandt menciona o ciclo PDCA (sigla, em inglês para planejar, fazer, checar e agir), um dos mais utilizados e consolidados no ambiente corporativo. Dessa forma, serve para orientar a melhoria contínua: planeja-se a correção, executa-se a ação, confere-se o resultado e, caso necessário, ajusta-se a rota.

O consultor adverte que o maior desafio não é implementar as melhorias, mas garantir que elas saiam do papel e se mantenham no dia a dia da empresa. Nesse ponto entra a sinergia entre a cultura organizacional e o perfil da liderança. É preciso criar rituais de acompanhamento, com reuniões frequentes e comunicação clara, reduzindo resistências internas. É quando os líderes fazem a diferença, engajando a equipe e mostrando os benefícios das mudanças.

Alinhamento cultural

O diretor de marketing da UFABC jr. Consultoria, Victor Oliveira Andrade, explica que, ao analisar a eficiência da empresa, é preciso ter cuidado para não focar apenas em custos mais evidentes, como consumo de energia ou matéria-prima. “Acreditar que cálculos de eficiência se limitam às máquinas é um erro muito comum”, alerta.

“O tempo desempenhado pelo seu colaborador na execução de uma tarefa determina o custo real da operação da sua empresa, e saber o quão eficiente está seu time é a melhor maneira de medir oportunidades de aumentar os lucros”.

Para ter uma visão completa do cenário, a gerente de projetos da UFABC jr., Helena Carreira Segatto, sugere três pontos centrais: processos internos, análise externa e mensuração de resultados. “Primeiramente, por meio dos processos internos que já existem, mapeando e documentando a forma como são executados, sendo possível identificar gastos e gargalos dentro do fluxo de trabalho puramente operacionais”, detalha.

Na análise externa, o objetivo é verificar “o comportamento do mercado e suas tendências, e como os concorrentes têm procurado as melhores práticas para contornar as adversidades e se desenvolver”, acrescenta Segatto. A mensuração de resultados, por sua vez, deve ser vista como aliada na busca pela excelência.

Entre as maiores dificuldades, Andrade elenca a falta de mensurações durante o processo, a ausência de padronização, responsabilidades mal definidas e a resistência dos funcionários às novas práticas. Na prática de consultoria da UFABC jr., o fator cultural é, normalmente, o maior desafio a ser enfrentado. “Os colaboradores sempre tendem a resistir às melhorias”, argumenta. “Saber trabalhar a mentalidade da sua equipe é fundamental para uma empresa que quer crescer e aumentar a lucratividade”.