Ferramentas tecnológicas simples e acessíveis favorecem a administração das empresas de pequeno e médio portes, aprimorando sistemas de controle e contribuindo para a evolução dos negócios.

Num mercado cada vez mais competitivo, nenhuma empresa pode se dar ao luxo de perder tempo, dinheiro e informações por falta de estrutura tecnológica. Com o processo de transformação digital em curso, surgem novos recursos com funcionalidades e preços que atendem às necessidades de negócios de todos os portes e segmentos. Algumas soluções, como softwares online e aplicativos, podem ser usados gratuitamente.

“A adesão à tecnologia nos traz rapidez na tomada de decisão e nos leva a um patamar de maior competitividade”, resume a doutora em engenharia de produção e professora de pós-graduação em Administração da Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho (Unesp), Glaucia Aparecida Prates.

O impacto maior está no desenvolvimento das estratégias de negócios, esclarece o coordenador do curso de Administração e do curso de Gestão de Tecnologia da Informação da FIAP, Cláudio Carvajal. “As empresas têm a oportunidade de repensar o uso da tecnologia em seus negócios e, muitas vezes, mudar o próprio modelo aproveitando o potencial de novas tecnologias. Mas, além disso, a tecnologia melhora a eficiência de diversas áreas, como controle financeiro, acompanhamento de processos, etc.”

Investimento bem pensado

Antes de aderir às novas tecnologias, os gestores precisam alinhar as ferramentas com as estratégias do negócio. “Se a estratégia da empresa é expansão de mercado, deve priorizar investimentos em tecnologia de marketing digital. Mas, se a prioridade é melhorar a eficiência, deve priorizar investimento em tecnologias que reduzam custo ou melhorem a análise de dados”, exemplifica Carvajal. Só então é que a companhia deve começar a “avaliar potenciais fornecedores e parceiros, levando em conta preço, capacidade técnica comprovada, prazo e reputação no mercado”, recomenda o professor.

Além disso, é fundamental verificar como será feita a integração entre sistemas operacionais internos e externos, orienta Prates. “Muitas vezes, os dados estão em plataformas que não se conversam e isso pode, na realidade, virar um verdadeiro tiro no pé”. É necessário, também, treinar e desenvolver profissionais que ficarão encarregados do processo de implantação e utilização dos novos sistemas.

“Reduziu-se muito o custo de implantação e manutenção dos softwares”, frisa Prates. “O sistema ERP, hoje, é muito mais navegável e autoexplicativo. Sem dúvida, a implantação do ERP trouxe uma nova mentalidade à gestão de empresas de todos os portes”.

Sete áreas beneficiadas pela tecnologia

Para pequenas e médias empresas, há um conjunto de ferramentas gratuitas ou de custo bastante reduzido que auxiliam em diferentes processos da gestão. Confira!

Administração geral

  • Market Up: possui recursos voltados para atendimento ao cliente, controle de estoques e gestão.
  • Bling!: sistema de gestão para pequenas e médias empresas, contemplando, também, uma variedade ampla de funções.
  • Lite Free: suas funcionalidades destinam-se a quatro áreas: financeiro, estoque, comercial e notas fiscais.
  • Bitrix24: ferramenta que atende às necessidades de áreas como marketing, recursos humanos, gerenciamento de projetos e atendimento aos clientes.

Gestão fiscal e financeira

  • Conta Azul: sistema de gestão focado em soluções para área financeira.

Gerenciamento de projetos, processos e produtividade

  • Trello: aplicativo online para gerenciamento de projetos e organização da rotina.
  • TinyERP: desenvolvido para padronizar processos e aumentar a eficiência da operação.

Gestão de dados

  • Refinaria de dados: desenvolvido para análise de dados a fim de melhorar a tomada de decisões.

Comunicação interna

  • Slack: software de comunicação que integra equipes de trabalho em um único canal, facilitando a interação e a produtividade.

Compartilhamento de documentos

  • Google Drive: serviço de armazenamento e envio de documentos.

Análise de dados de sites

  • Google Analytics: ferramenta para analisar o desempenho de sites e aplicativos, auxiliando no monitoramento dos visitantes das páginas.

Fontes: Claudio Carvajal e Glaucia Aparecida Prates.