A Carta de Responsabilidade da Administração reforça a importância da integridade na prestação das informações contábeis, fiscais e financeiras, que devem ser repassadas pela empresa à contabilidade

Entre uma série de obrigações que os administradores de empresas precisam cumprir cotidianamente, a correta prestação de informações sobre a realidade da organização é imprescindível. A partir desses dados são gerados balanços, demonstrações e escriturações, além da apuração tributária e do cumprimento de obrigações.

A responsabilidade da administração, nesse sentido, já está prevista no Código Civil (Lei nº 10.406/02), em seus artigos 1.020 e 1.179. Esses dispositivos motivaram o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) a instituir a Carta de Responsabilidade da Administração como um documento obrigatório, conforme estabelece a Resolução CFC nº 1.457/13.

O presidente do Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo (CRCSP), José Aparecido Maion, ressalta que o documento é usado há décadas na relação entre administração e contabilidade, embora a obrigatoriedade seja mais recente.

“A sua principal função é salvaguardar o profissional que prepara as demonstrações contábeis e o que audita as demonstrações contábeis, porém a carta não exime a responsabilidade do auditor pelos trabalhos de auditoria e não exime o contador preparador da responsabilidade dos registros contábeis”, afirma.

É por conta disso que o documento deve ser emitido e assinado anualmente, de acordo com a determinação do CFC. A instituição vincula a assinatura das demonstrações contábeis à entrega da Carta de Responsabilidade da Administração e orienta contadores a comunicarem o CRC de seu domicílio profissional sobre a recusa da empresa quanto à entrega do documento.

Na prática, a carta gera confiança nos dados que estão sendo prestados. “Caso a administração da empresa auditada se recuse a emitir a carta para o auditor, este pode, inclusive, se abster de emitir a opinião sobre o conjunto das demonstrações contábeis. No caso do contador preparador das demonstrações contábeis, ele deve decidir se assina ou não as demonstrações ou se coloca a respectiva ressalva nas demonstrações contábeis”, esclarece Maion.

Compromisso com a informação

Compreendida como uma boa prática, a Carta de Responsabilidade da Administração ainda é prejudicada pelo desconhecimento, avalia o presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas no Estado da Bahia (Sescap-BA), Agenor Cerqueira de Freitas Neto. “Muitas pessoas não conhecem, não entendem a importância e ficam com receio de assinar”.

Para o contador, o documento transmite segurança na prestação do serviço de contabilidade para a empresa. A confiança na elaboração dos balanços e demonstrações também beneficia a empresa, que contará com instrumentos que comprovam a integridade da sua situação fiscal, tributária e financeira.

Fato é que a Carta de Responsabilidade da Administração fortalece o compromisso de cada uma das partes no cumprimento de suas obrigações. O administrador da empresa, por exemplo, é obrigado a informar o contador sobre movimentações e transações realizadas em nome da empresa.

Freitas Neto comenta que é possível adquirir boa parte das informações que a contabilidade processa no dia a dia por meio de sistemas informatizados, como é o caso das notas fiscais relativas à aquisição de mercadorias, porém, há dados que não estão facilmente disponíveis para a contabilidade e que, por isso, devem ser informados pelo administrador da empresa.

A prestação de serviços fora do município-sede da empresa é um dos problemas enfrentados, pois as notas fiscais emitidas não estão unificadas em um mesmo sistema. Dessa forma, caso seja emitida uma nota de prestação de serviços em nome da empresa, o administrador deve informar o contador para que os dados sejam processados corretamente.

Outro ponto que pode comprometer o trabalho do contador é a existência de contas bancárias da empresa e que não foram devidamente repassadas à contabilidade. Sem conhecer as movimentações financeiras realizadas pela administração, o contador não conseguirá retratar fielmente a realidade da organização. Além disso, há o risco de responsabilização por operações que não foram registradas. A responsabilidade de informar é do administrador.