Período de adaptação terá novos layouts para notas fiscais, mudanças no fluxo de caixa e processamento das obrigações nos dois sistemas (atual e futuro)

Se for mantido o cronograma, a fase de testes da reforma tributária começa em janeiro. É o primeiro passo da transição para o novo modelo, o Imposto sobre Valor Agregado (IVA) Dual, prevista para ocorrer entre 2026 e 2032. Até que a mudança integral ocorra, empresas e escritórios contábeis terão de operar, simultaneamente, nos regimes atual e futuro.

O IVA Dual é composto pela Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e pelo Imposto sobre Bens e Serviços (IBS). A CBS é de competência federal e unifica o Programa de Integração Social (PIS) e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins). O IBS é vinculado às esferas estadual e municipal, reunindo o Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS) e o Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS).

Apesar da complexidade, o período de testes será decisivo para mapear erros, calibrar a arrecadação e permitir que empresários e contadores se preparem, avalia o presidente da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon), Daniel Coêlho. “É o momento de estudar a legislação, entender os novos cenários e planejar o futuro tributário das empresas”, afirma.

Entre os pontos de atenção está a emissão de notas fiscais: o layout do documento precisará destacar a CBS e o IBS, mesmo que os tributos ainda não sejam efetivamente recolhidos, exceto em casos específicos. O ano de 2026 será de calibragem das alíquotas e testes do sistema. Nesse período, o IBS terá alíquota de 0,1% e a CBS, de 0,9%, sendo que os eventuais valores recolhidos poderão ser usados para compensar o pagamento de PIS/Cofins e outros tributos federais.

Por isso, o principal cuidado para o início do ano é garantir que o sistema de emissão de notas fiscais e o cadastro de produtos estejam de acordo com as novas regras. “Caso contrário, o cliente poderá ser prejudicado desde a emissão da nota fiscal, com penalidades por erros de tributação, lembrando que a emissão da nota fiscal será o fator principal do pagamento do tributo, isto é, funcionará como uma confissão de dívida”, esclarece Coelho.

Como a tributação passará a ser “por fora” (com o imposto destacado) e o pagamento ocorrerá de forma antecipada, haverá impacto direto no fluxo de caixa. “Sugerimos que as empresas entrem em contato com seus contadores e façam simulações de diversos cenários para entender qual é o melhor resultado tributário”, orienta o presidente da Fenacon.

De acordo com levantamento encomendado pelo jornal Folha de S.Paulo, 82% dos contadores dizem que a mudança implicará aumento da demanda. Isso pode exigir readequação no escopo dos serviços contábeis.

Infraestrutura tecnológica

“O Enterprise Resource Planning (ERP ou sistema de gestão empresarial) será o cérebro da operação dupla”, enfatiza o economista da plataforma Omie, Felipe Beraldi. “O ERP deve registrar cada transação de compra e venda, associando os documentos fiscais e calculando automaticamente os créditos e débitos correspondentes. Essa integração garante que, ao final do período de apuração, a empresa tenha um registro claro e auditável de tudo o que pagou e do que tem direito a compensar. Tentar fazer isso de forma manual é impraticável”.

O processamento automatizado reduz o risco de erro humano e valida as informações antes da emissão da nota, prevenindo pagamentos indevidos. Beraldi acrescenta que erros podem custar caro. “Um erro na emissão de uma nota fiscal pode não apenas gerar uma multa, mas também impedir que seu cliente tome o crédito correspondente, criando um problema comercial”, observa.

Para Beraldi, o melhor caminho é antecipar-se. Ele recomenda que as empresas façam agora um diagnóstico fiscal detalhado, revisem seus processos, testem seus sistemas e capacitem suas equipes. “O período de testes deve ser usado para projetar o impacto da reforma no fluxo de caixa e na precificação, permitindo que a empresa ajuste sua rota antes que as novas regras se tornem obrigatórias e definitivas”.