Credencial dá acesso a uma série de informações e serviços, por meio da assinatura eletrônica, exigindo avaliação do empresário sobre as permissões que são concedidas

A digitalização facilitou a realização várias atividades cotidianas, desde questões mais práticas, como verificar informações bancárias por aplicativos, até transações mais complexas, a exemplo da compra de um imóvel ou da abertura de uma empresa. Nessas situações, sempre será exigido do usuário uma validação de que ele tem direito a acessar certos dados e serviços, sendo o certificado digital um dos recursos mais adotados no contexto empresarial.

“O certificado digital não existe apenas para se cumprir obrigações acessórias do governo federal; ele é muito mais do que isso”, alerta o presidente da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon), Daniel Mesquita Coêlho. No mercado, existem três conceitos de certificados digitais, que abrangem as assinaturas simples, avançada e qualificada. “Todas são válidas juridicamente”.

A assinatura simples é bastante comum para validação de contratos recebidos por e-mail, usando-se senha e login. Em relação à avançada, o melhor exemplo é a conta gov.br, que possibilita acesso aos seus dados cadastrais e a tudo que é relativo ao governo. “Então, se repassar para um terceiro essa senha, ele pode acessar várias informações da pessoa física”, explica. Há ainda a assinatura qualificada, emitida pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que, segundo Coêlho, é “válida para todo tipo de operação, inclusive para acessar contas bancárias, permitindo a realização de compras, empréstimos e transferências”.

Independentemente do tipo de certificado usado, para todos os fins, quem está realizando acessos e transações é o detentor daquela credencial, mesmo que a ação tenha sido executada por um terceiro. “Todos esses tipos de certificados são intransferíveis”, frisa o presidente da Fenacon. “É como se fosse uma identidade virtual”.

O que a Fenacon recomenda é que o responsável pelo certificado digital conceda os acessos necessários a prestadores de serviços (como contadores e advogados) por meio de procurações. Isso pode ser feito até mesmo online, com o apoio do próprio profissional ou de alguém que entenda do assunto. Em portais como Receita Federal, eSocial e secretarias estaduais da Fazenda é possível dar poderes para consultar, elaborar e realizar alguns processos. O fundamental é entender quais permissões estão sendo concedidas. “Dessa forma, passa-se a responsabilidade para o terceiro”.

Procuração e reavaliações periódicas

O advogado especializado em direito digital e empresarial e sócio-fundador do Assis e Mendes Advogados, Adriano Mendes, ressalta que a concessão de acessos por meio de procurações deve ser adotada não apenas com prestadores de serviços externos, mas também dentro da própria empresa. É o caso dos profissionais que atuam em áreas como a financeira, contábil e jurídica e que dependem do certificado digital para realizar suas atividades.

Essa boa prática pode parecer mais trabalhosa e até mesmo mais cara, porque será necessário criar o certificado digital para cada pessoa que precisar utilizá-lo. Porém, é a melhor forma de se proteger. “Através do e-CPF ou do e-CNPJ é possível fazer quase todos os atos da vida civil de uma pessoa física”, lembra. Se alguma ação indevida for realizada com a sua credencial, é muito difícil evitar a responsabilização.

A credencial é reconhecida por agentes públicos e privados como uma validação de que a ação foi realizada pelo seu detentor, e não por um terceiro autorizado. Ou seja, o ato vai ensejar direitos ou deveres assumidos pelo proprietário daquele certificado. Isso vale tanto para o reconhecimento de um passivo tributário quanto para transações de compra e venda de imóveis.

Para quem, até o momento, não usa a procuração para conceder acessos necessários, Mendes esclarece que não há necessidade de fazer a mudança imediatamente. O empresário pode aguardar a renovação das permissões para ajustar a situação e rever esses processos. Aliás, outro cuidado fundamental é, anualmente, reavaliar todas as autorizações concedidas, sempre considerando se elas ainda são necessárias e quem são as pessoas que detêm esses poderes.