Empresas precisam rever seus processos para tapar brechas que podem levar a salgadas multas.

Em janeiro de 2018, duas novas obrigações acessórias passarão a fazer parte da rotina dos negócios: a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) e o eSocial.

Antes de tudo, é preciso diferenciar as duas. Segundo o auditor-fiscal da Receita Federal do Brasil, Altemir Linhares de Melo, o eSocial será uma forma de prestação das informações do mundo do trabalho, um canal de comunicação entre empregadores e órgãos que atuam no controle e fiscalização das relações trabalhistas, previdenciárias e tributárias incidentes sobre a folha de pagamento. A EFD-Reinf, por sua vez, reúne basicamente dados protegidos por sigilo fiscal.

Incluem-se neste grupo as retenções previdenciárias sobre prestação de serviços; os recursos recebidos por associação desportiva; a comercialização da produção por produtor rural pessoa jurídica para agroindústria; a contribuição previdenciária sobre a receita bruta; as retenções na fonte e as receitas de espetáculos esportivos.

Vantagens

A boa notícia é que o eSocial dispensará o preenchimento dos inúmeros formulários e declarações exigidos hoje em dia, já que todas as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas serão enviadas pela internet em arquivos digitais, e posteriormente, repassadas aos órgãos governamentais integrados ao sistema, que irão analisá-las. Melo explica, porém, que isso não ocorrerá automaticamente com a implantação do eSocial. “Cabe a cada órgão competente dispor de atos normativos tornando oficial a necessidade de não mais entregar tais declarações”.

Adequação

O auditor-fiscal orienta as empresas, mesmo as que só estarão obrigadas em julho, a não deixarem sua adequação para a última hora. “Na verdade, desde antes da implantação do eSocial, as empresas já deverão rever seus processos e sistemas para verificar se estão aderentes à nova forma de prestação de informações ao governo federal, pois, a partir do início da obrigatoriedade, elas já deverão estar em conformidade com o formato de envio ao eSocial em obediência à legislação, e só conseguirão cumprir com suas obrigações principais se prestarem corretamente as informações ao eSocial”, adverte.

Melo aponta três providências principais para quem ainda não se organizou. A primeira é fazer a qualificação cadastral. Antes do início da obrigatoriedade, os empregadores precisam checar os dados dos trabalhadores a seu serviço junto às bases do Cadastro da Pessoa Física e do Cadastro Nacional de Informações Sociais, corrigindo as inconsistências existentes. A segunda é revisar os processos da empresa e adequá-los à metodologia exigida pela escrituração digital. Por exemplo: com o eSocial em vigor, não será mais possível admitir o funcionário sem enviar previamente toda a documentação necessária para o registro. São práticas vedadas pela legislação, mas que ainda acontecem. Por fim, deve-se criar um grupo de implantação, envolvendo profissionais das diversas áreas impactadas pelo eSocial, a fim de alinhar todos os processos envolvidos.

Multa

A consultora de Recursos Humanos e diretora na Nova Era Consultoria e Treinamento em Recursos Humanos, Anelore Beltramini Tolardo, lembra que as multas para quem se descuidar da adequação podem pesar no bolso. “Os valores são bastante variáveis, podendo advir desde um envio em atraso até falha na informação. O não envio da admissão de um empregado no dia anterior ao de início ao trabalho, custará R$ 3 mil para as médias e grandes empresas e R$ 800,00 para as pequenas e micro empresas. A falha nas informações do Registro do Empregado também pode gerar multa de R$ 600,00 por empregado. As multas serão aplicadas de acordo com os valores já existentes, contudo, a reforma trabalhista ampliou alguns de seus valores, além de ordenar que sejam corrigidos anualmente”, salienta.

Texto: Katherine Coutinho

15 obrigações que serão substituídas pelo eSocial

  • 1. Livro de registro de empregado: A necessidade de registro dos trabalhadores conforme art. 41 da CLT será suprida por meio eletrônico.
  • 2. Comunicação de Acidente de Trabalho: Será substituída pelo evento S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho dentro do próprio eSocial.
  • 3. Perfil Profissiográfico Previdenciário: Será integrado ao eSocial, padronizando as informações. Vários eventos relativos à segurança e à saúde do trabalhador irão compor as informações do Perfil do Trabalhador.
  • 4. Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização (Manual Normativo de Arquivos Digitais): Já estão em desuso desde o início do Sped, e agora alcançarão as informações relativas aos empregados.
  • 5. Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço: Será gerada dentro do eSocial com o envio do evento S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos.
  • 6. Informações à Previdência Social: Todas as informações que antes eram enviadas através da GFIP/Sefip, como os dados da empresa, dos trabalhadores, fatos geradores de contribuições previdenciárias, remunerações, valores devidos ao INSS e FGTS serão substituídos integralmente pelos diversos eventos constantes no eSocial.
  • 7. Relação Anual de Informações Sociais: Todos os vínculos laborais do empregador deverão estar cadastrados e informados no ambiente do eSocial, não havendo mais a necessidade de envio anual dessas informações. No início da implantação, o empregador deverá enviar o Evento S-2100 – Cadastramento Inicial do Vínculo, com todos os vínculos ativos e seus dados cadastrais atualizados. Depois, cada novo vínculo firmado será informado através do Registro de Eventos Trabalhistas (RET).
  • 8. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados: As informações serão substituídas pelo Evento S-2100 – Cadastramento Inicial do Vínculo na ocasião da implantação do eSocial e, depois, através do RET.
  • 9. Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte: As retenções na fonte sobre rendimentos serão informados no evento S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho. Porém a responsabilidade de efetuar os cálculos permanece sendo da fonte pagadora (empregador).
  • 10. Comunicação de Dispensa
  • 11. Carteira de Trabalho e Previdência Social
  • 12. Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • 13. Quadro de Horário de Trabalho
  • 14. Folha de pagamento
  • 15. Guia da Previdência Social